Öffentliche Auftraggeber müssen offenlegen, was sie kaufen und bei wem. Für den Vertrieb ist das eine der verlässlichsten Quellen überhaupt: Eine Firma, die gerade einen großen Auftrag gewonnen hat, muss in den nächsten Monaten liefern. Dafür braucht sie Kapazität, Material und oft Partner.
Ausschreibung oder Zuschlag: zwei verschiedene Signale
Bei Vergaben gibt es zwei Arten von Bekanntmachungen, und sie sind für ganz unterschiedliche Anbieter interessant:
- Die Ausschreibung. Ein Auftraggeber sucht einen Lieferanten. Das ist ein Anlass, wenn Sie selbst an Behörden, Kliniken oder Kommunen verkaufen.
- Der Zuschlag. Eine Firma hat gewonnen. Das ist ein Anlass, wenn Sie an Firmen verkaufen, denn genau diese Firma hat jetzt neuen Bedarf.
Dieser Beitrag geht um den zweiten Fall. Zuschläge werden von Vertriebsteams seltener beachtet als Ausschreibungen, obwohl sie ein sehr klares Signal sind.
Wo Vergaben veröffentlicht werden
Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte erscheinen europaweit in TED, Tenders Electronic Daily, dem Amtsblatt der EU für öffentliche Aufträge. Dort stehen sowohl Ausschreibungen als auch vergebene Aufträge, durchsuchbar und mit Angaben zum Auftragnehmer. Kleinere Aufträge werden auf den Bekanntmachungsportalen von Bund, Ländern und Kommunen veröffentlicht, mit sehr unterschiedlicher Qualität.
Was in einer Vergabebekanntmachung steht
- Auftraggeber: wer gekauft hat, etwa ein Klinikverbund oder eine Stadt
- Gegenstand: was gekauft wurde, beschrieben und nach dem gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) eingeordnet
- Auftragnehmer: Name und Ort der Firma, die gewonnen hat
- Auftragswert: oft angegeben, nicht immer
- Laufzeit und Datum: wann der Vertrag geschlossen wurde und wie lange er läuft
Was ein Zuschlag für den Bedarf bedeutet
Ein gewonnener Auftrag verändert die Lage einer Firma schlagartig. Je nach Größe stehen an: zusätzliche Fertigung, neues Personal, Unteraufträge, Logistik, manchmal Finanzierung oder neue Nachweise, die der Auftraggeber verlangt. Bei Rahmenverträgen zieht sich das über Jahre.
Beispiel: Zuschlag für OP-Instrumente
- Auftraggeber: Klinikverbund, mehrere Häuser
- Auftragnehmer: mittelständischer Hersteller chirurgischer Instrumente
- Laufzeit: Rahmenvertrag über mehrere Jahre
- Was das heißt: Die Firma muss über Jahre zuverlässig größere Mengen liefern und dokumentieren.
- Anlass für: Anbieter von Fertigungsanlagen, Qualitätsmanagement, Logistik und Personaldienstleistung
Wann der Anruf passt
Vergabebekanntmachungen erscheinen in der Regel einige Wochen nach dem Vertragsschluss. Die Firma steckt dann meistens schon in der Vorbereitung, ist aber noch längst nicht fertig. Das ist ein guter Moment: Die Fragen sind konkret, die Entscheidungen noch nicht alle gefallen. Wer erst Monate später anruft, trifft auf eingespielte Abläufe.
Fallstricke
- Bietergemeinschaften. Mehrere Firmen haben gemeinsam gewonnen. Wer was liefert, steht nicht immer in der Bekanntmachung.
- Konzerngesellschaften. Der Name in der Bekanntmachung ist nicht immer der Standort, der liefert.
- Kleine Lose. Ein Auftrag kann in viele Teile zerfallen. Ein kleines Los verändert bei einem großen Lieferanten wenig.
- Verlängerungen. Gewinnt der bisherige Lieferant erneut, ändert sich oft nichts an seinen Abläufen.
Vergaben automatisch verfolgen
Von Hand ist das mühsam: Die Firmennamen in den Bekanntmachungen sind nicht immer die aus Ihrer Liste, und die interessanten Zuschläge gehen in der Menge unter. Satellite gleicht vergebene Aufträge täglich mit den Firmen in Ihrem Zielmarkt ab, ordnet sie der richtigen Firma zu und meldet die, bei denen der Auftrag zu Ihrem Angebot passt. Den passenden Einstieg ins Gespräch finden Sie im Beitrag Der erste Satz.